Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger 

1. Dataansvarlig

Aalbæk gl. Kro A/S, cvr. nr. 35381805  er dataansvarlig.

Aalbæk gl. Kro A/S  kontaktoplysninger er:

Aalbæk gl. Kro A/S, Skagensvej 42, 9982 Aalbæk. Tlf. +45-98489022 – aalbak@aalbak-gl-kro.dk

Kontaktperson: Ulla Mosich – ulla@aalbak-gl-kro.dk

Aalbæk gl. Kro A/S håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Aalbæk gl. Kro A/S indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Aalbæk gl. Kro’s  serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Aalbæk gl. Kro, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Aalbæk gl. Kro.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Aalbæk gl. Kro afgiver til virksomheden i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Aalbæk gl. Kro.
 

2. Aalbæk gl. Kro’s  indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Aalbæk gl. Kro på følgende vis:

  • Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Aalbæk gl. Kro’s  serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Aalbæk gl. Kro
  • Fra B2B marked.
  • Gennem browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af Aalbæk gl. Kro’s digitale ydelser.
  • Ved deltagelse i Aalbæk gl. Kro’s kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Aalbæk gl. Kro’s nyhedsbrev.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Når leverandører indgår aftaler med Aalbæk gl. Kro eller afgiver tilbud til Aalbæk gl. Kro.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

 

3. Oplysninger som Aalbæk gl. Kro indsamler

Aalbæk gl. Kro indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
  • Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik herunder også brugen af Aalbæk gl. Kro app og/eller andre digitale serviceydelser.
  • Brugen af Aalbæk gl. Kro’s kunde/loyalitetsprogram.
  • Oplysninger fra Aalbæk gl. Kro’s kundeundersøgelser.
  • Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
  • Oplysninger fra Aalbæk gl. Kro’s sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Aalbæk gl. Kro.
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Aalbæk gl. Kro yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Aalbæk gl. Kro’s betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Aalbæk gl. Kro dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Aalbæk gl. Kro modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Aalbæk gl. Kro i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Aalbæk gl. Kro har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Aalbæk gl. Kro’s vilkår og betingelser samt Aalbæk gl. Kros persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
 

4. Betaling med betalingskort  

Aalbæk gl. Kro anvender Nets til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort.  Nets og Aalbæk gl. Kro er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Aalbæk gl. Kro de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 6 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. 
 

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Aalbæk gl. Kro indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Aalbæk gl. Kro indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Aalbæk gl. Kro’s serviceydelser.
  • Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser
  • Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
  • Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Aalbæk gl. Kro’s serviceydelser.
  • Tilpasning af Aalbæk gl. Kro’s markedsføring og øvrige kommunikation.
  • Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
  • Tilpasning af Aalbæk gl. Kro’s samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
  • Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Aalbæk gl. Kro, herunder eventuel deltagelse i Aalbæk gl. Kro’s kunde/loyalitetsprogram.
  • Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
     

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

Aalbæk gl. Kro vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Aalbæk gl. Kro, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Aalbæk gl. Kro behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Aalbæk gl. Kro’s behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Aalbæk gl. Kro forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Aalbæk gl. Kro og kvaliteten af Aalbæk gl. Kro’s serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Aalbæk gl. Kro oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Aalbæk gl. Kro alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

 I nogle situationer modtager Aalbæk gl. Kro personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Aalbæk gl. Kro’s vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Aalbæk gl. Kro er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år. 

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

  • En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Aalbæk gl. Kro behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Aalbæk gl. Kro har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Aalbæk gl. Kro har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Aalbæk gl. Kro ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Aalbæk gl. Kro ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Aalbæk gl. Kro har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Aalbæk gl. Kro. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Aalbæk gl. Kro er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Aalbæk gl. Kro om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Aalbæk gl. Kro er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

 Den registrerede kan også kontakte Aalbæk gl. Kro, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Aalbæk gl. Kro.

Skriftlig anmodning sendes til Aalbæk gl. Kro, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Aalbæk gl. Kro vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Aalbæk gl. Kro vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Aalbæk gl. Kro vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Aalbæk gl. Kro tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Aalbæk gl. Kro beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Aalbæk gl. Kro, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

Aalbæk gl. Kro kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Aalbæk gl. Kro tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Aalbæk gl. Kro underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Aalbæk gl. Kro’s sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Aalbæk gl. Kro benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Aalbæk gl. Kro indgår løbende databehandleraftaler med alle Aalbæk gl. Kro’s leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

Aalbæk gl. Kro er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Aalbæk gl. Kro sletter dine personoplysninger, når virksomheden lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Oplysninger gemmes i 12 måneder, hvorefter de slettes.

10. Cookies

Aalbæk gl. Kro anvender cookies. Yderligere oplysning om Aalbæk gl. Kro’s cookiepolitik kan indhentes her: www.aalbak-gl-kro.dk

11. Klage

Klage over Aalbæk gl. Kro’s behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk